После окончания работы экспертной комиссии секретарь выполняет ряд важных организационных и документационных процедур, обеспечивающих юридическую силу принятых решений и их надлежащее оформление.
Содержание
Основные обязанности секретаря
| Этап работы | Действия секретаря |
| Оформление протокола | Составление итогового документа заседания |
| Документооборот | Подготовка и рассылка заключений |
| Архивация | Систематизация материалов комиссии |
| Информирование | Уведомление заинтересованных лиц |
Составление протокола заседания
- Фиксация даты, времени и места проведения
- Перечисление присутствующих членов комиссии
- Формулировка повестки дня и рассмотренных вопросов
- Точное изложение принятых решений
- Указание особых мнений (если имеются)
Порядок действий секретаря
- Проверить наличие подписей всех членов комиссии в регистрационном листе
- Оформить протокол заседания в установленной форме
- Обеспечить подписание протокола председателем и членами комиссии
- Подготовить копии заключений для заинтересованных сторон
- Организовать передачу документов в архив
- Внести сведения о результатах в журнал учета
Сроки выполнения документов
| Документ | Срок подготовки |
| Протокол заседания | В течение 1-3 рабочих дней |
| Заключение комиссии | Не позднее 5 рабочих дней |
| Выписки из протокола | По запросу, в течение 3 дней |
Ответственность секретаря
- За достоверность и полноту оформляемых документов
- За соблюдение сроков подготовки документов
- За конфиденциальность информации
- За правильное ведение делопроизводства
Работа секретаря после завершения экспертной комиссии имеет важное значение для юридического оформления ее решений. Грамотное выполнение документационных процедур обеспечивает законность и доказательность результатов работы комиссии.
